Ce qu'on recueille, pourquoi et ce que vous pouvez faire.

Technologies Soumio inc. (« Soumio », « nous ») exploite le site soumio.com, l'application web app.soumio.com et l'application mobile Soumio. Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de ces services, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).

La personne chargée de veiller au respect de cette loi chez Soumio porte le titre de Responsable de la protection des renseignements personnels (Jérémie Bertrand). Vous pouvez la joindre à [email protected]. C'est aussi à elle que s'adressent les demandes d'accès, de rectification et de retrait de consentement décrites plus bas.

Elle s'applique à toute personne dont nous traitons des renseignements, soit:

• les visiteurs du site soumio.com, y compris ceux qui remplissent le formulaire de contact ou réservent une rencontre;
• les utilisateurs qui ouvrent un compte Soumio, gratuit ou Pro, ainsi que les membres de leur organisation;
• les clients des entrepreneurs qui utilisent Soumio, dont les coordonnées et les informations de chantier sont saisies par l'entrepreneur (voir la section « Renseignements de vos clients »).

Nous écrivons cette politique en termes simples et clairs, comme la loi nous le demande. Si un passage n'est pas clair, écrivez-nous: nous le corrigerons.

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire au service. Voici ce que nous recueillons et à quel moment.

L'application mobile n'accède pas à votre carnet d'adresses ni à votre position GPS en arrière-plan. La caméra, le micro, la galerie et le capteur LiDAR ne sont utilisés qu'au moment où vous déclenchez vous-même une capture, après l'autorisation demandée par votre appareil.

Nous utilisons vos renseignements pour les fins suivantes. Toute nouvelle fin vous serait annoncée d'abord:

• Fournir le service: créer votre compte, conserver vos projets, générer vos soumissions, produire vos PDF, synchroniser vos données entre le téléphone et l'ordinateur.
• Facturer l'abonnement Pro et émettre vos reçus.
• Vous répondre quand vous nous écrivez ou demandez un rappel, puis vous accompagner dans la prise en main de l'outil.
• Vous informer des nouveautés du produit et des changements à nos politiques. Vous pouvez vous désabonner des courriels d'information à tout moment; les avis liés à votre compte et à votre facturation restent nécessaires au service.
• Améliorer Soumio: comprendre quelles fonctions sont utilisées, repérer les erreurs et les points de friction.
• Mesurer nos publicités, avec votre consentement, pour savoir quelles campagnes amènent des visiteurs.
• Assurer la sécurité: détecter les abus, les fraudes et les accès non autorisés.
• Respecter la loi, notamment nos obligations fiscales et comptables.

Notre base est votre consentement, donné à l'ouverture du compte ou dans le bandeau de témoins, ainsi que la nécessité de traiter ces renseignements pour vous fournir ce que vous nous demandez. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment; le retrait ne touche pas ce qui a été fait avant. Il peut toutefois nous empêcher de fournir certaines fonctions.

À votre arrivée sur soumio.com, aucun témoin de mesure ou de publicité n'est déposé et aucun outil tiers de suivi n'est chargé: les paramètres offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité. Le bandeau vous laisse accepter tout, refuser tout ou choisir par catégorie. Refuser est aussi simple qu'accepter.

Votre choix est conservé sur votre appareil pendant 12 mois, puis nous vous le redemandons. Vous pouvez le changer à tout moment: gérer mes témoins. Le même lien se trouve au pied de chaque page. Vous pouvez aussi bloquer les témoins dans votre navigateur; le site reste utilisable.

Certaines fonctions de Soumio (analyse d'une photo ou d'une vidéo de chantier, lecture d'un plan, génération d'une soumission) transmettent le contenu de votre projet à OpenAI et, pour les vidéos, à Google (Gemini), qui agissent comme sous-traitants pour Soumio. Ces traitements servent uniquement à préparer vos projets et vos soumissions; l'analyse d'une vidéo se lance d'elle-même quand vous l'ajoutez à un projet.

• Nous ne transmettons que ce qui est nécessaire à la tâche: images, vidéos, plans, dimensions, notes et paramètres du projet. Nous ne transmettons pas votre mot de passe ni vos données de paiement.
• Ces sous-traitants s'engagent par contrat à ne pas utiliser ces données pour entraîner leurs modèles et à les supprimer après le traitement, conformément à leur politique d'utilisation via leur interface de programmation.
• Aucune décision vous concernant n'est prise exclusivement par un traitement automatisé. L'IA produit une proposition de soumission; c'est vous qui la révisez, la corrigez et décidez de l'envoyer.
• Vos corrections servent à améliorer les suggestions offertes à votre propre organisation.

Quand vous saisissez dans Soumio le nom, l'adresse, le courriel ou le téléphone d'un client, ou que vous photographiez son chantier, vous restez la personne responsable de ces renseignements au sens de la loi. Soumio les traite uniquement pour vous, selon vos instructions, comme fournisseur de services.

• Nous n'utilisons pas les renseignements de vos clients à nos propres fins et nous ne les communiquons à personne d'autre que les sous-traitants nécessaires au service.
• Il vous revient d'informer vos clients que vous utilisez un outil comme Soumio et d'obtenir le consentement des personnes qui pourraient apparaître sur vos photos ou vos enregistrements.
• Si un de vos clients nous adresse directement une demande d'accès ou de suppression, nous vous la transmettons et nous vous aidons à y répondre.
• La suppression d'un client, d'un projet ou de votre compte entraîne la suppression des renseignements associés, comme décrit à la section « Conservation ».

Nous ne vendons pas vos renseignements et nous ne les louons à personne. Nous les communiquons uniquement aux fournisseurs ci-dessous, chacun pour la tâche indiquée et rien d'autre. Chacun est lié par un contrat qui l'oblige à protéger ces renseignements et à ne les utiliser que pour nous fournir son service.

Communication hors Québec

L'application et la base de données sont hébergées au Québec (OVHcloud à Beauharnois). Vos fichiers (photos, vidéos, plans, audio, scans) sont stockés par Amazon Web Services aux États-Unis (Virginie du Nord), qui envoie aussi nos courriels transactionnels. D'autres fournisseurs de la liste, notamment pour l'IA, traitent des données aux États-Unis ou ailleurs, selon le lieu indiqué. Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (sensibilité des renseignements, finalité, mesures de protection, régime juridique du pays) et nous encadrons la communication par une entente écrite. Les données sont chiffrées en transit et au repos. En utilisant Soumio, vous êtes informé que vos renseignements peuvent ainsi être traités hors du Québec.

Autres cas

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l'exige (ordonnance d'un tribunal, demande légitime d'une autorité), pour faire respecter nos conditions ou protéger nos droits, ou dans le cadre d'une vente ou d'une fusion de l'entreprise, auquel cas la présente politique continue de s'appliquer et nous vous en informons.

Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire aux fins décrites plus haut, puis nous les supprimons ou les anonymisons.

Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment:

• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) et chiffrement des données au repos, y compris vos fichiers;
• mots de passe hachés, jamais stockés en clair; jetons d'accès aux services connectés chiffrés;
• accès aux données de production limité aux membres de l'équipe qui en ont besoin et protégé par une authentification forte;
• cloisonnement par organisation: un utilisateur ne peut voir que les données de sa propre entreprise;
• sauvegardes régulières;
• sous-traitants choisis pour leurs certifications de sécurité reconnues.

Aucun système n'est infaillible. Si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte, changez votre mot de passe et écrivez-nous sans délai.

Si un incident touche vos renseignements personnels (perte, accès ou utilisation non autorisés), nous prenons immédiatement des mesures pour en limiter les conséquences. Nous tenons un registre des incidents. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, avec les informations nécessaires pour se protéger.

Vous avez le droit de:

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et d'en obtenir une copie;
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet;
• retirer votre consentement à une utilisation qui repose sur celui-ci, y compris pour les témoins et les courriels d'information;
• obtenir vos données dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), par exemple une copie de vos projets et de vos clients, fournie sur demande;
• faire supprimer vos renseignements ou fermer votre compte;
• être informé d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ce que Soumio ne fait pas;
• porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour exercer un droit, écrivez à [email protected] en précisant votre demande. Nous vérifions votre identité, puis nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. L'accès et la rectification sont gratuits. Si nous refusons une demande, nous vous expliquons pourquoi et quels recours vous avez.

Vous pouvez aussi supprimer un client, un projet ou un fichier directement dans l'application, puis demander la fermeture de votre compte depuis les paramètres de votre profil.

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou, pour les résidents du reste du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Soumio s'adresse aux entreprises et à leurs employés. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de personnes de moins de 14 ans. Si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements, écrivez-nous et nous les supprimerons.

Nous pouvons modifier cette politique quand le service ou la loi change. La date de la version en vigueur est indiquée en haut de la page. Pour un changement important (nouvelle finalité, nouveau type de renseignements, nouveau fournisseur qui reçoit des renseignements personnels), nous avisons les titulaires de compte par courriel ou par un avis dans l'application avant qu'il prenne effet.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Technologies Soumio inc.
[email protected]

Nos conditions d'utilisation et nos mentions légales complètent cette politique.